Compliance aufbauen oder verbessern.
Risiken, Verantwortlichkeiten, Richtlinien und Kontrollen ordnen – passend zu Größe, Geschäft und tatsächlichen Abläufen Ihres Unternehmens.
Compliance für Unternehmen
Compliance, die im Unternehmen funktioniert.
SchulteLegal verbindet rechtliche Anforderungen mit praktikablen Prozessen, klaren Verantwortlichkeiten und einer belastbaren Umsetzung. Für Compliance-Strukturen, Hinweisgeberschutz, interne Untersuchungen und digitale Governance – persönlich in Dortmund und bundesweit.
Für Geschäftsleitung, HR, Legal, Compliance und IT: Ein fester anwaltlicher Ansprechpartner führt den rechtlichen Arbeitsstrang, klärt Zuständigkeiten und bindet spezialisierte Partner koordiniert ein, wenn der Sachverhalt dies erfordert.
Worum geht es bei Ihnen?
Der richtige Einstieg richtet sich nach Ihrer Situation.
Präventive Compliance-Arbeit folgt einem anderen Ablauf als ein eingegangener Hinweis oder ein akuter Verdachtsfall. Wir klären zuerst Anlass, Dringlichkeit und Entscheidungsbedarf.
Ein Hinweis ist eingegangen.
Meldung einordnen, Vertraulichkeit sichern, Zuständigkeiten festlegen und die nächsten Folgemaßnahmen belastbar bestimmen.
Ein Verdachtsfall muss aufgeklärt werden.
Untersuchungsauftrag, Beweissicherung, Interviews, Berichtsweg und arbeitsrechtliche Reaktion koordiniert vorbereiten.
KI oder ein digitales System soll eingeführt werden.
IT-Vertrag, Datenschutz, Beschäftigtendaten, interne Regeln, Freigaben und Beteiligung des Betriebsrats zusammenführen.
Was trifft auf Sie zu?
Empfohlener Einstieg
Mit einem strukturierten Compliance Health Check beginnen.
Vorhandene Regeln, Verantwortlichkeiten und Kontrollen werden aufgenommen. Daraus entsteht ein priorisiertes Maßnahmenbild statt eines abstrakten Gesamtprojekts.
- Bestand und Risiken aufnehmen
- Lücken und Zuständigkeiten priorisieren
- 90-Tage-Roadmap festlegen
Compliance als Prozess
Nicht nur Regeln aufschreiben. Verantwortung organisieren.
Ein tragfähiges Compliance-Management-System verbindet Risikoanalyse, Zuständigkeiten, Kommunikation, Fallbearbeitung und fortlaufende Verbesserung.
Risiken erkennen.
Geschäftsmodell, Organisation, Prozesse und konkrete Gefährdungslagen systematisch einordnen.
Verantwortlichkeiten festlegen.
Entscheidungs-, Prüf-, Berichts- und Eskalationswege zwischen Geschäftsleitung und Fachbereichen klären.
Regeln umsetzen.
Richtlinien, Kontrollen, Freigaben und Schulungen so gestalten, dass sie im Arbeitsalltag funktionieren.
Hinweise bearbeiten.
Meldungen vertraulich entgegennehmen, prüfen, dokumentieren und innerhalb klarer Zuständigkeiten weiterverfolgen.
Vorfälle aufklären.
Untersuchungsauftrag, Beweise, Interviews, Kommunikation und rechtliche Bewertung zusammenführen.
Maßnahmen nachhalten.
Folgemaßnahmen umsetzen, Schwachstellen schließen und Wirksamkeit von Strukturen regelmäßig überprüfen.
Als fachlicher Orientierungsrahmen kann – abhängig von Ziel und Umfang – der IDW PS 980 n. F. herangezogen werden. Damit ist kein Zertifizierungs- oder Prüfungsversprechen verbunden.
Leistungsbereiche
Rechtliche Beratung mit Blick auf die betriebliche Umsetzung.
Der konkrete Mandatsumfang richtet sich nach Ihrem Risikoprofil, den vorhandenen Strukturen und dem Anlass. Leistungen werden so abgegrenzt, dass Zuständigkeiten und Ergebnisse transparent bleiben.
Compliance-Management und Organisation.
Strukturen aufbauen, vorhandene Systeme prüfen und Verantwortlichkeiten so ordnen, dass Entscheidungen nachvollziehbar vorbereitet und umgesetzt werden.
- Compliance-Risikoanalyse und Prüfung vorhandener Strukturen
- Rollen, Zuständigkeiten und Eskalationswege
- Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Freigabeprozesse
- Kontrollkonzept und Management-Reporting
- Schulungen für Führungskräfte und Beschäftigte
- Weiterentwicklung und regelmäßige Überprüfung
Meldestellen und belastbare Fallprozesse.
Meldekanal, Verfahrensordnung, Vertraulichkeit und Folgemaßnahmen rechtlich und organisatorisch miteinander verbinden.
- Prüfung von Bedarf und geeigneter Organisationsform
- Auswahl und rechtliche Einbindung eines Meldekanals
- Verfahrensordnung, Zuständigkeiten und Fristen
- Datenschutz-, Vertraulichkeits- und Löschkonzept
- Prozess für Rückfragen, Bewertung und Folgemaßnahmen
- Schulung und rechtliche Begleitung der Fallbearbeitung
Interne Untersuchungen rechtlich führen.
Den Untersuchungsauftrag begrenzen, Informationen strukturiert sichern und eine tragfähige Entscheidungsgrundlage schaffen.
- Plausibilitäts-, Risiko- und Dringlichkeitseinschätzung
- Untersuchungsauftrag, Beweis- und Interviewplan
- Dokumentenprüfung und strukturierte Auswertung
- Datenschutz- und arbeitsrechtliche Bewertung
- Ergebnis-, Entscheidungs- und Maßnahmendokumentation
- Koordination spezialisierter externer Fachleute
KI- und Systemeinsatz kontrolliert gestalten.
Die rechtlichen Anforderungen an digitale Werkzeuge in klare interne Regeln, Rollen und Freigabeentscheidungen übersetzen.
- Interne Regeln und Nutzungsleitlinien für KI
- Rollen-, Prüf- und Freigabemodelle
- Anbieter-, Vertrags- und Datenschutzanforderungen
- Umgang mit Beschäftigten- und Unternehmensdaten
- Beteiligung des Betriebsrats und interne Kommunikation
- Schulungs-, Kontroll-, Incident- und Eskalationswege
Hinweisgeberschutz: Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten. Interne Meldekanäle müssen Meldungen in Textform oder mündlich ermöglichen; der Zugriff ist auf zuständige beziehungsweise unterstützende Personen zu begrenzen. Maßgeblich bleiben die gesetzlichen Voraussetzungen des § 12 HinSchG und des § 16 HinSchG.
Das Differenzierungsmerkmal
Wenn Recht, Menschen und Systeme zusammenkommen.
SchulteLegal führt den rechtlichen Arbeitsstrang und sorgt für klare Zuständigkeiten. Spezialwissen wird dort eingebunden, wo IT-Forensik, Wirtschaftsprüfung, Strafverteidigung oder Krisenkommunikation erforderlich sind.
01Hinweis auf mögliches Fehlverhalten
Schnittstellen
Geschäftsleitung, Compliance, HR, Datenschutz und IT.
Beratungsergebnis
Ersteinschätzung, Zuständigkeit, Untersuchungsplan und Entscheidungsvorlage.
Führung
Vertraulichkeit, Berichtslinie und nächste Schritte werden früh festgelegt.
02Interne Untersuchung
Schnittstellen
HR, IT-Forensik, Betriebsrat, Strafrecht und Kommunikation.
Beratungsergebnis
Beweissicherung, Interviews, Bericht und abgestimmte Folgemaßnahmen.
Führung
SchulteLegal koordiniert die rechtliche Bewertung und bindet erforderliche Spezialisten ein.
03Einführung eines KI-Systems
Schnittstellen
IT, Einkauf, HR, Datenschutz und Betriebsrat.
Beratungsergebnis
Rollenmodell, Nutzungsrichtlinie, Vertragsanforderungen und Freigabeprozess.
Führung
Technische Anwendung und betrieblicher Einsatz werden rechtlich zusammengeführt.
04Aufbau eines Compliance-Management-Systems
Schnittstellen
Geschäftsleitung, HR, Einkauf, Finance und IT.
Beratungsergebnis
Risikolandkarte, Verantwortungsmatrix, Regelwerke und Maßnahmenplan.
Führung
Der Umfang orientiert sich am Unternehmen statt an einem starren Standardpaket.
05Laufende Compliance-Begleitung
Schnittstellen
Geschäftsleitung, interne Ansprechpartner und externe Spezialisten.
Beratungsergebnis
Regelmäßige Beratung, Aktualisierung, Schulung und Management-Reporting.
Führung
Ein fester Ansprechpartner hält Themen, Entscheidungen und Folgemaßnahmen zusammen.
Konkrete Beratungsprodukte
Greifbare Ergebnisse statt abstrakter Leistungslisten.
Die Module schaffen einen klaren Einstieg. Inhalt, Tiefe und Zeitplan werden nach Ziel, Größe und vorhandenen Strukturen Ihres Unternehmens festgelegt.
Compliance Health Check.
Strukturen erfassen, priorisieren und in einen umsetzbaren Maßnahmenplan übersetzen.
- Bestandsaufnahme und Risikofelder
- Verantwortungsmatrix
- Lücken- und Maßnahmenliste
- 90-Tage-Roadmap
- Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung
Hinweisgebersystem & Meldeprozess.
Kanal, Rollen, Fristen und Fallbearbeitung rechtlich und organisatorisch verzahnen.
- Kanal- und Rollenstruktur
- Verfahrensordnung
- Fristen- und Eskalationsprozess
- Datenschutzunterlagen
- Kommunikation und Schulung
Investigation Response.
Im Verdachtsfall schnell eine belastbare Entscheidungs- und Untersuchungsstruktur schaffen.
- Schnelle Ersteinschätzung
- Untersuchungsauftrag
- Beweis- und Interviewplan
- Rechtliche Bewertung
- Entscheidungsvorlage und Folgemaßnahmen
KI- und Digital-Governance.
Anwendungsfälle, Verantwortlichkeiten und rechtliche Anforderungen zusammenführen.
- Übersicht der Anwendungsfälle
- Rollen und Freigaben
- Nutzungsrichtlinie
- Vertrags- und Datenschutzanforderungen
- Schulungs- und Kontrollkonzept
Laufender Compliance-Partner.
Persönliche Begleitung als Retainer oder Dauermandat mit festen Ansprechpartnern.
- Regelmäßige Abstimmungen
- Ad-hoc-Beratung
- Richtlinien-Updates
- Begleitung eingehender Hinweise
- Reporting und jährlicher Review
Arbeitsweise
Klären. Strukturieren. Übersetzen. Begleiten.
Der Beratungsablauf schafft früh Klarheit darüber, wer entscheidet, wer zuarbeitet und welche Ergebnisse benötigt werden.
01
Situation und Ziel klären.
Unternehmen, Risikoprofil, Anlass, Dringlichkeit und Entscheidungsbedarf verstehen.
02
Schnittstellen und Verantwortliche bestimmen.
Festlegen, wer entscheiden, zuliefern, prüfen, kommunizieren und umsetzen muss.
03
Rechtliche Lösung in einen Prozess übersetzen.
Richtlinien, Rollen, Freigaben, Dokumentation und Kommunikation entwickeln.
04
Umsetzung und Wirksamkeit begleiten.
Maßnahmen nachhalten, Verantwortliche schulen und Strukturen weiterentwickeln.
Typische Mandatssituationen
Konkrete Anlässe. Unterschiedliche Risiken.
Nicht jeder Compliance-Sachverhalt verlangt ein umfassendes Projekt. Entscheidend ist, den tatsächlichen Handlungsbedarf früh richtig einzuordnen.
Über das Hinweisgebersystem wird möglicher Abrechnungsbetrug gemeldet.
Vertraulichkeit, Zuständigkeit, Sicherungsmaßnahmen und Untersuchungsauftrag müssen geklärt werden.
Gegen eine Führungskraft stehen Belästigungs- oder Diskriminierungsvorwürfe im Raum.
Betroffenenschutz, Anhörungen, Arbeitsrecht und interne Kommunikation greifen ineinander.
E-Mails oder Beschäftigtendaten sollen ausgewertet werden.
Erforderlichkeit, Zugriffsrechte, Datenschutz und Mitbestimmung sind vorab einzuordnen.
Ein KI-Tool soll in HR- oder Geschäftsprozessen eingesetzt werden.
Anwendungsfall, Daten, Anbieter, Rollen, Freigabe und Betriebsrat müssen zusammenpassen.
Ein Kunde verlangt Nachweise über Compliance-Strukturen.
Vorhandene Regeln und Kontrollen müssen belastbar dargestellt und Lücken priorisiert werden.
Zuständigkeiten zwischen Geschäftsleitung, HR, IT und Compliance sind ungeklärt.
Eine klare Verantwortungsmatrix verhindert Lücken, Doppelarbeit und widersprüchliche Entscheidungen.
Das bestehende CMS besteht überwiegend aus Richtlinien.
Wirksamkeit entsteht erst durch Kommunikation, Kontrolle, Fallbearbeitung und nachvollziehbare Verbesserung.
Ansprechpartner und Netzwerk
Sie wissen, wer Ihr Mandat verantwortet.
SchulteLegal bleibt zentraler Ansprechpartner. Zusätzliche Expertise wird transparent und nur dort eingebunden, wo der konkrete Untersuchungs- oder Beratungsauftrag sie erfordert.
Anwaltliche Verantwortung
Hendrik Schulte
Rechtsanwalt für Arbeitsrecht, IT-Recht und ComplianceVerantwortet die rechtliche Bewertung, die Mandatsstrategie, sensible Gespräche und die Abstimmung entscheidungsreifer Handlungsempfehlungen.
Organisation und Umsetzung
Sandra Bernecker, M.Sc.
Legal Operations ManagerUnterstützt die strukturierte Organisation von Unterlagen, Abläufen, Abstimmungen und der digitalen Zusammenarbeit im Mandat.
IT-Forensik.Technische Sicherung und Auswertung nach abgestimmtem Untersuchungsauftrag.
Datenschutz.Spezialisierte Vertiefung bei komplexen Datenverarbeitungen und Folgenabschätzungen.
Strafverteidigung.Koordinierte Einbindung, wenn persönliche oder unternehmensbezogene Strafrisiken entstehen.
Wirtschaft & Kommunikation.Wirtschaftsprüfung oder Krisenkommunikation, wenn Sachverhalt und Mandat dies erfordern.
Häufige Fragen
Compliance-Beratung kurz erklärt.
Die Antworten geben eine erste Orientierung. Pflichten, Untersuchungsbefugnisse und Beteiligungsrechte hängen stets von Unternehmen, Sachverhalt und konkreter Ausgestaltung ab.
01Braucht jedes Unternehmen ein Compliance-Management-System?
Kein Einheitsmodell
Umfang und Ausgestaltung richten sich nach Größe, Branche, Risiken und Organisationsstruktur.
Leitungspflichten
Geschäftsleitungen müssen Risiken angemessen organisieren und auf erkannte Missstände reagieren.
Pragmatischer Einstieg
Eine Risiko- und Bestandsaufnahme zeigt, welche Strukturen tatsächlich benötigt werden.
02Ab wann ist eine interne Meldestelle erforderlich?
Grundsatz
Die Pflicht gilt nach § 12 HinSchG grundsätzlich ab regelmäßig mindestens 50 Beschäftigten.
Besonderheiten
Für bestimmte Unternehmen und öffentliche Arbeitgeber gelten zusätzliche oder abweichende Vorgaben.
Prüfung
Beschäftigtenzahl, Unternehmensstruktur und Organisationsform sollten konkret geprüft werden.
03Kann eine Meldestelle extern betrieben werden?
Ja
Ein Dritter kann nach § 14 HinSchG mit Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden.
Verantwortung bleibt
Der Beschäftigungsgeber bleibt verpflichtet, geeignete Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.
Mandatsumfang
Kanal, Fallbearbeitung, Zuständigkeiten und Berichtslinien müssen klar vereinbart werden.
04Was ist nach Eingang eines Hinweises zuerst zu tun?
Vertraulichkeit sichern
Zugriff und Kommunikation auf den erforderlichen Personenkreis begrenzen.
Sachverhalt einordnen
Dringlichkeit, Plausibilität, Risiken und mögliche Sicherungsmaßnahmen prüfen.
Zuständigkeit klären
Entscheider, Bearbeiter, Berichtslinie und mögliche Interessenkonflikte festlegen.
05Wann ist eine interne Untersuchung erforderlich?
Anlass
Wenn belastbare Anhaltspunkte für erhebliche Pflichtverletzungen oder Risiken bestehen.
Verhältnismäßigkeit
Umfang und Eingriffstiefe müssen zum Sachverhalt und zur Beweislage passen.
Auftrag
Fragestellung, Befugnisse, Berichtsempfänger und Grenzen sind vor Beginn festzulegen.
06Dürfen E-Mails oder Beschäftigtendaten ausgewertet werden?
Nicht pauschal
Zweck, Erforderlichkeit, Datenart, betriebliche Regeln und mildere Mittel sind zu prüfen.
Datenschutz
Rechtsgrundlage, Zugriff, Suchkriterien, Dokumentation und Löschung müssen geklärt sein.
Mitbestimmung
Je nach System und Maßnahme können Beteiligungsrechte des Betriebsrats bestehen.
07Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Abhängig vom Thema
Technische Kontrollsysteme, Verhaltensregeln und personelle Maßnahmen können Beteiligungsrechte auslösen.
Früh prüfen
Eine verspätete Einbindung kann Einführung und Untersuchung verzögern.
Abstimmung
Rechtsgrundlage, Betriebsvereinbarung und Kommunikation sollten zusammen gedacht werden.
08Wie lange dauert ein Compliance Health Check?
Abhängig vom Umfang
Unternehmensgröße, vorhandene Dokumentation und Zahl der Prüfbereiche bestimmen den Zeitbedarf.
Klare Planung
Zu Beginn werden Unterlagen, Ansprechpartner, Termine und gewünschte Ergebnisse festgelegt.
Priorisierung
Dringende Risiken können vor Abschluss der gesamten Bestandsaufnahme adressiert werden.
09Können wir auch laufend begleitet werden?
Dauermandat
Regelmäßige Beratung kann als Retainer oder auf Stundenbasis vereinbart werden.
Fester Ansprechpartner
Wiederkehrende Themen und interne Abläufe müssen nicht bei jeder Anfrage neu erklärt werden.
Transparenter Umfang
Regeltermine, Reaktionswege, Reporting und Zusatzprojekte werden eindeutig abgegrenzt.
10Wie wird Vertraulichkeit sichergestellt?
Need-to-know
Zugriff und Kommunikation werden auf die für Bearbeitung und Entscheidung erforderlichen Personen begrenzt.
Geeignete Kanäle
Sensible Unterlagen werden erst nach Abstimmung über einen passenden Übermittlungsweg ausgetauscht.
Klare Berichtslinie
Auftrag, Empfänger, Dokumentation und Einbindung externer Beteiligter werden festgelegt.
Diese Informationen ersetzen keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Bei einem laufenden Verdachtsfall, drohendem Datenverlust oder kurzfristigem Entscheidungsbedarf empfiehlt sich die unmittelbare telefonische Kontaktaufnahme.
Kontakt
Strukturen aufbauen oder auf einen konkreten Hinweis reagieren?
Wir klären den Handlungsbedarf, die beteiligten Schnittstellen und die nächsten sinnvollen Schritte – persönlich in Dortmund oder digital bundesweit.
- Telefon0231 2929 65 110
- E-Mailinfo@schultelegal.de
- KanzleiFlorianstraße 15–21 · 44139 Dortmund
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