Sachverhalt und Verfahrensgang
Die zwei Fassungen des Abschlussberichts
Gegenstand des Verfahrens war ein Compliance-Abschlussbericht, der in einer Fassung vom 31.01.2024 und in einer Fassung vom 06.02.2024 existierte, wobei die Fassung vom 31.01.2024 rechtliche Ausführungen und Mandantenhinweise enthielt. Der Bericht befasste sich mit dem Führungsverhalten der Klägerin.
Die Klägerin nahm seit dem 21.07.2023 Elternzeit in Anspruch. Mit Schreiben vom 20.02.2024 beantragte die Arbeitgeberin beim zuständigen Gewerbeaufsichtsamt, die außerordentliche, hilfsweise die ordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses während der Elternzeit für zulässig zu erklären, und stützte sich auf die Ergebnisse der Compliance-Untersuchung. Das Gewerbeaufsichtsamt stimmte der beabsichtigten Kündigung nicht zu.
Streitstand der Parteien
Die Klägerin verlangte Kopien der Compliance-Abschlussberichte nach Art. 15 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 3 DSGVO. Sie wollte überprüfen, welche Aussagen über sie gemacht und gespeichert worden waren, ob diese Aussagen zutreffen und wie sie ermittelt worden waren. Rechte der Arbeitgeberin oder Dritter stünden der Herausgabe nicht entgegen.
Die Arbeitgeberin hielt dem entgegen, der Begriff der Kopie in Art. 15 Abs. 3 DSGVO beziehe sich nicht auf ein Dokument als solches, sondern auf die darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Voraussetzungen eines ausnahmsweise gegebenen Anspruchs auf Kopien der gesamten Dokumente lägen nicht vor. Zudem berief sie sich auf ein überwiegendes Geheimhaltungsinteresse an den Berichten als Geschäftsgeheimnis sowie auf schutzwürdige Daten von Hinweisgebern und Zeugen, denen Vertraulichkeit zugesagt worden sei.
Diese letztgenannten Erwägungen sind Parteivortrag. Die materiell-rechtlichen Entscheidungsgründe in den Randnummern 20 bis 29 stützen die Klageabweisung nicht auf Hinweisgeberschutz oder Geschäftsgeheimnisse, sondern auf die Reichweite des Kopieanspruchs und den Charakter der Berichtsbestandteile. Die Randnummern 30 bis 35 betreffen prozessuale Fragen. Diese Trennung ist für die Beratungspraxis wichtig, weil eine Argumentation allein mit Vertraulichkeitszusagen die Entscheidung nicht abbildet.
Der Kopieanspruch nach Art. 15 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 3 DSGVO
Ausgangspunkt: Datenkopie statt Dokumentkopie
Das Bundesarbeitsgericht bestätigt die Auffassung des Landesarbeitsgerichts, dass der Klägerin kein Anspruch auf Zurverfügungstellung einer Kopie des gesamten Compliance-Abschlussberichts in der Fassung vom 31.01.2024, das heißt einschließlich der rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise, zusteht.
Damit fügt sich die Entscheidung in die gefestigte Linie ein, nach der sich der Begriff der Kopie in Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO nicht auf ein Dokument als solches bezieht, sondern auf die personenbezogenen Daten, die es enthält und die vollständig sein müssen. Der Bundesgerichtshof hat in mehreren Entscheidungen vom 06.02.2024 (Az. VI ZR 61/23, VI ZR 15/23 und VI ZR 62/23) formuliert, dass Art. 15 Abs. 3 DSGVO die praktischen Modalitäten für die Erfüllung des Anspruchs aus Art. 15 Abs. 1 DSGVO festlegt und keinen weitergehenden eigenen Anspruch gewährt. Der Bundesfinanzhof hat dies mit Urteil vom 12.03.2024 (Az. IX R 35/21) als Regel-Ausnahme-Verhältnis präzisiert.
Die Ausnahme: Unerlässlichkeit von Auszügen oder ganzen Dokumenten
Der Kopieanspruch ist damit nicht auf eine bloße Datenliste reduziert. Nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union in den Entscheidungen Österreichische Datenschutzbehörde vom 04.05.2023 (Az. C-487/21) und FT vom 26.10.2023 (Az. C-307/22) kann sich die Reproduktion von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten als unerlässlich erweisen, wenn die Kontextualisierung der verarbeiteten Daten erforderlich ist, um ihre Verständlichkeit zu gewährleisten und der betroffenen Person die wirksame Ausübung ihrer Rechte zu ermöglichen.
Für die Verteilung der Darlegungslast gilt nach dem Bundesfinanzhof, Urteil vom 12.03.2024 (Az. IX R 35/21), dass keine generelle Vermutung der Unerlässlichkeit besteht. Es obliegt der betroffenen Person zu benennen, welche der ihr durch die DSGVO verliehenen Rechte sie auszuüben gedenkt, und darzulegen, aus welchen Gründen die Zurverfügungstellung von Kopien hierfür unerlässlich ist. Andernfalls liefe das vom Gerichtshof aufgestellte Regel-Ausnahme-Prinzip leer. Die Vorinstanz, das Landesarbeitsgericht München, hat diese Maßstäbe mit Urteil vom 12.06.2025 (Az. 2 SLa 70/25) auf den Compliance-Bericht angewandt.
Der Compliance-Bericht enthält personenbezogene Daten
Das Bundesarbeitsgericht stellt zunächst klar, dass der Abschlussbericht in der Fassung vom 31.01.2024 personenbezogene Daten enthält. Nach der Legaldefinition des Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Der Begriff ist vor dem Hintergrund der Formulierung „alle Informationen“ weit zu verstehen und nicht auf sensible oder private Informationen beschränkt, sondern umfasst potentiell alle Arten von Informationen sowohl objektiver als auch subjektiver Natur in Form von Stellungnahmen oder Beurteilungen, sofern es sich um Informationen „über“ die Person handelt. Der Senat verweist auf die Entscheidungen des Gerichtshofs Pankki S vom 22.06.2023 (Az. C-579/21), Österreichische Datenschutzbehörde vom 04.05.2023 (Az. C-487/21) und Nowak vom 20.12.2017 (Az. C-434/16).
Weil sich der Bericht mit dem Führungsverhalten der Klägerin befasst, enthält er zwangsläufig Informationen über ihre Person. Ein pauschales Zurückhalten mit dem Argument, es handle sich um ein internes Untersuchungsdokument, ist danach ausgeschlossen.
Rechtliche Analysen sind grundsätzlich keine personenbezogenen Daten
Entscheidend ist der zweite Schritt. Der Bericht enthält nach dem Senat nicht ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Die allein in der Fassung vom 31.01.2024 enthaltenen rechtlichen Ausführungen stellen jedenfalls insoweit keine personenbezogenen Daten dar, als sie eine rechtliche Analyse enthalten.
Bei einer rechtlichen Analyse handelt es sich nicht um eine Information über die betroffene Person, sondern höchstens, soweit sie sich nicht ohnehin auf eine rein abstrakte Rechtsauslegung beschränkt, um eine Information darüber, wie der Verantwortliche die rechtliche Situation einschätzt. Der Senat hält diese Abgrenzung auch unter Geltung der DSGVO für geklärt. Maßgeblich ist, ob ein Berichtsbestandteil eine Information über die betroffene Person enthält oder lediglich erkennen lässt, wie der Verantwortliche oder seine Berater die rechtliche Situation bewerten.
Diese Passage ist der dogmatische Kern der Entscheidung. Sie erlaubt es, innerhalb eines einheitlichen Dokuments zwischen datenschutzrechtlich relevanten Tatsachen- und Bewertungsteilen über die Person und den rechtlichen Bewertungsteilen des Verantwortlichen oder seiner Berater zu unterscheiden.
Keine Kontextualisierung erforderlich
Anhaltspunkte dafür, dass die Klägerin eine Kopie des Berichts unter Einschluss der rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise benötigt, um die Verständlichkeit der im Bericht enthaltenen personenbezogenen Daten zu gewährleisten, waren nach dem Senat nicht ersichtlich. Es handelt sich der Sache nach um unterschiedliche Bestandteile des Berichts, auch wenn sie in einem inhaltlichen Zusammenhang stehen.
Die Klägerin benötigt die Kenntnis der rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise auch nicht, um die Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung nach den Art. 16, 17 und 18 DSGVO bezogen auf ihre personenbezogenen Daten ausüben zu können. Soweit sie sich gegen eine ihrer Ansicht nach unzutreffende Rechtsauffassung der Arbeitgeberin oder ihrer Berater zur Wehr setzen will, kann sie gegebenenfalls von ihren prozessualen Möglichkeiten Gebrauch machen, etwa im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses.
Aus dem Erfordernis, eine vollständige Auskunft über personenbezogene Daten zu erteilen, ergibt sich deshalb kein Anspruch darauf, dass der Abschlussbericht im Ganzen, wenn auch gegebenenfalls teilgeschwärzt, als Kopie überlassen wird. Der Senat verweist insoweit auf den Bundesgerichtshof, Urteil vom 16.04.2024 (Az. VI ZR 223/21, Rn. 18).
Prozessuale Fallstricke bei Schwärzungs- und Hilfsanträgen
Die Entscheidung enthält zwei prozessuale Hinweise von hohem praktischem Wert.
Erstens konnte die Klägerin nicht mit Erfolg geltend machen, der Antrag auf Herausgabe einer Kopie des Berichts vom 31.01.2024 habe bereits als ein Weniger das Begehren auf Herausgabe unter teilweiser Schwärzung enthalten. Eine Auslegung des ursprünglichen Antrags dahin, dass rechtliche Ausführungen und Mandantenhinweise geschwärzt werden mögen, schied aus, wozu der Senat auf den Bundesgerichtshof, Urteil vom 05.03.2024 (Az. VI ZR 330/21, Rn. 19), zur Auslegung von Auskunftsanträgen verweist. Die Existenz einer Fassung mit und einer Fassung ohne rechtliche Ausführungen war der Klägerin in der Berufungsinstanz bekannt geworden und hatte sie zu einer Klageänderung veranlasst, die bei ihrem behaupteten Antragsverständnis überflüssig gewesen wäre.
Zweitens war die Revision auch hinsichtlich des Hilfsantrags auf eine Kopie des Berichts in der Fassung vom 06.02.2024 unbegründet, weil die Klägerin diesen Anspruch im Wege einer unzulässigen Anschlussberufung geltend gemacht hatte. Für die Prozessführung folgt daraus, dass gestufte und alternative Anträge, insbesondere Anträge auf teilgeschwärzte Fassungen, von Beginn an präzise zu formulieren sind.
Kopieansprüche aus § 26 Abs. 2 SprAuG und § 83 Abs. 1 BetrVG
Materieller Personalaktenbegriff
Der Senat verneint einen Anspruch auf Herausgabe einer Kopie des Abschlussberichts auch aus § 26 Abs. 2 SprAuG und § 83 Abs. 1 BetrVG. Ob die Klägerin, wie beide Parteien meinten, leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG ist beziehungsweise war, konnte deshalb offenbleiben.
Arbeitnehmer haben nach § 26 Abs. 2 SprAuG sowie dem wort- und inhaltsgleichen § 83 Abs. 1 BetrVG das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nach dem materiellen Begriffsverständnis sind Personalakten eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Auf eine äußere Zuordnung kommt es nicht an. Der Senat verweist auf sein Urteil vom 17.10.2024 (Az. 8 AZR 42/24, Rn. 28) sowie zur Gleichwertigkeit der Normen auf das Urteil vom 16.11.2010 (Az. 9 AZR 573/09, Rn. 21).
Dieser materielle Personalaktenbegriff ist gefestigt. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 17.10.2024 (Az. 8 AZR 42/24) ausgeführt, Sinn und Zweck des Einsichtsrechts sei, dem Arbeitnehmer das Gefühl zu nehmen, Objekt undurchsichtiger fremder Beurteilung zu sein, und ihm die Möglichkeit zu geben, sich gegen unzutreffende Angaben zur Wehr zu setzen, was die Offenlegung aller Vorgänge voraussetze, die den Arbeitnehmer in Bezug auf sein Arbeitsverhältnis betreffen. Das Bundesverfassungsgericht hat mit Beschluss vom 20.03.2026 (Az. 2 BvR 211/25) die gegen diese Entscheidung gerichtete Verfassungsbeschwerde nicht zur Entscheidung angenommen und die Auslegung als mit Rechtsprechung und Literatur zu vergleichbaren Einsichtsrechten übereinstimmend beschrieben. Für Unterlagen unternehmensinterner Ermittlungen hat das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 20.12.2018 (Az. 17 Sa 11/18) einen inneren Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis bejaht und ein Einsichtsrecht in die Ermittlungsakte angenommen, wobei schützenswerten Interessen Dritter durch Anonymisierung Rechnung getragen werden könne.
Begrenzung des Kopierechts auf angemessenen Umfang
Das Einsichtsrecht umfasst nach dem Senat das Recht, auf eigene Kosten Kopien aus der Personalakte zu fertigen. Dieser Anspruch ist jedoch auf einen angemessenen Umfang begrenzt. Dieser Umfang ist nicht mehr gewahrt, wenn der Arbeitnehmer die Personalunterlagen als Ganzes kopieren möchte. Hiervon ausgehend ergibt sich kein Anspruch, den Abschlussbericht in der Fassung vom 31.01.2024 vollständig in Kopie zur Verfügung gestellt zu bekommen. Unabhängig davon erscheint es dem Senat zweifelhaft, ob die in dieser Fassung enthaltenen rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise als Teil der materiellen Personalakte angesehen werden können.
Diese Begrenzung entspricht der instanzgerichtlichen Linie. Das Landesarbeitsgericht Hessen hat sich im Verfahren vom 09.05.2014 (Az. 14 Sa 903/13) mit der Argumentation befasst, das Einsichtsrecht schließe den Erhalt von Auszügen oder Kopien ein, führe aber nicht dazu, dass der Arbeitgeber eine vollständige Kopie der Personalakte anzufertigen habe. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen hat mit Urteil vom 31.03.1981 (Az. 2 Sa 79/80) einen Anspruch auf Anfertigung von Kopien aus § 83 BetrVG verneint und den Arbeitgeber lediglich zur Gelegenheit zur Abschrift verpflichtet gesehen.
Zu beachten bleibt, dass § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG nach dem Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16.11.2010 (Az. 9 AZR 573/09), ausschließlich im bestehenden Arbeitsverhältnis einen Anspruch auf Personalakteneinsicht vermittelt, während im beendeten Arbeitsverhältnis ein Anspruch aus § 241 Abs. 2 BGB in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 und Art. 1 Abs. 1 GG folgt, ohne dass ein konkretes berechtigtes Interesse dargelegt werden muss. Ferner ist das Einsichtsrecht ein höchstpersönliches Recht, das nach dem Landesarbeitsgericht Nürnberg, Urteil vom 10.10.2014 (Az. 8 Sa 138/14), und dem Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein, Urteil vom 17.04.2014 (Az. 5 Sa 385/13), gegen den Willen des Arbeitgebers grundsätzlich nicht von einem Bevollmächtigten ausgeübt werden kann.
Einordnung: was gesichert ist, was offen bleibt
Gesichert
Gesichert ist, dass der Kopieanspruch nach Art. 15 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 3 DSGVO auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten gerichtet ist und nicht auf das Dokument, dass ein Compliance-Abschlussbericht personenbezogene Daten enthalten kann und dann nicht pauschal zurückgehalten werden darf, dass eine rechtliche Analyse keine Information über die betroffene Person ist, und dass § 26 Abs. 2 SprAuG sowie § 83 Abs. 1 BetrVG kein Recht auf eine Vollkopie der Unterlagen vermitteln.
Offene Fragen
Offen bleibt, wie weit die Trennung zwischen Tatsachenfeststellung und rechtlicher Analyse innerhalb eines Berichts trägt, wenn beide Ebenen sprachlich verschränkt sind. Der Senat selbst räumt einen inhaltlichen Zusammenhang der Bestandteile ein und stellt lediglich fest, dass es sich der Sache nach um unterschiedliche Bestandteile handelt. Die Reichweite dieser Trennung bleibt deshalb in sprachlich oder inhaltlich verschränkten Berichten einzelfallabhängig.
Ungeklärt ist insbesondere, ob und in welchem Umfang ein Anspruch auf eine teilgeschwärzte Fassung bestehen kann, wenn er von Anfang an prozessual korrekt geltend gemacht wird. Der Senat hat diese Frage nicht in der Sache entschieden, sondern an der Antragsauslegung und an der unzulässigen Anschlussberufung scheitern lassen.
Praxisfolgen für Arbeitgeber, Compliance und Datenschutz
Berichtsarchitektur
Untersuchungsberichte sollten so aufgebaut sein, dass die Bestandteile bereits formal unterscheidbar sind. Sinnvoll ist eine Gliederung mit eigenständigen Abschnitten für:
- Ermittlungsauftrag und Methodik
- Tatsachenfeststellungen zu handelnden Personen
- Beweismittel und Aussagen einschließlich Angaben von Zeugen und Hinweisgebern
- rechtliche Analyse und Bewertung
- Mandantenhinweise, Handlungsempfehlungen und Prozessstrategie.
Die vom Bundesarbeitsgericht anerkannte Unterscheidung zwischen personenbezogenen Daten und rechtlicher Analyse lässt sich nur nachvollziehbar geltend machen, wenn diese Ebenen im Dokument getrennt sind.
Zusätzlich empfiehlt sich die Praxis, die im Verfahren erkennbar vorlag: Nämlich eine Fassung ohne rechtliche Ausführungen und Mandantenhinweise zu erstellen. Das erleichtert die Beantwortung von Auskunftsverlangen und reduziert das Risiko, dass ein Gericht die Trennung als nicht durchführbar bewertet.
Bearbeitung von Auskunftsverlangen
Für den Auskunftsprozess ergibt sich folgender Prüfungspfad. Zunächst ist zu bestätigen, ob personenbezogene Daten der anfragenden Person verarbeitet werden, und es sind die Informationen nach Art. 15 Abs. 1 Buchst. a bis h DSGVO mitzuteilen. Sodann ist die Kopie der personenbezogenen Daten vollständig zur Verfügung zu stellen, wobei subjektive Bewertungen und Stellungnahmen über die Person einbezogen sind. Erst danach ist zu prüfen, ob die Person dargelegt hat, welche Rechte sie ausüben will und warum ein Auszug oder das Dokument hierfür unerlässlich ist.
Wichtig ist die Dokumentation dieser Prüfung. Die Entscheidung entlastet Arbeitgeber nicht von der Pflicht zu vollständiger Auskunft auf Datenebene, sondern nur von der Pflicht zur Dokumentherausgabe. Eine Antwort, die pauschal auf Vertraulichkeit verweist, entspricht dem Urteil nicht.
Umgang mit Einsicht und Schwärzung
Einsicht und Kopie sind zu unterscheiden. Aus § 26 Abs. 2 SprAuG und § 83 Abs. 1 BetrVG folgt ein Einsichtsrecht in die materielle Personalakte, das nach der Rechtsprechung auch Unterlagen interner Ermittlungen erfassen kann, während das Recht auf Kopien auf einen angemessenen Umfang begrenzt ist und die Vollkopie nicht umfasst. Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, ob dem Informationsinteresse durch Einsichtnahme in Anwesenheit einer verantwortlichen Person genügt werden kann, gegebenenfalls mit Anonymisierung einzelner Passagen.
Ein Interessenausgleich bei Drittbezug ist datenschutzrechtlich ohnehin geboten. Nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO darf das Recht auf Erhalt einer Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen, wobei nach Erwägungsgrund 63 Satz 6 DSGVO betroffene Rechte Dritter nicht zwangsläufig zum Anspruchsausschluss führen, sondern eine Abwägung der kollidierenden Interessen erfordern. Dies ist ein eigenständiger Prüfungspunkt und war im hier besprochenen Urteil nicht tragend.
Verzahnung mit dem Kündigungsschutzverfahren
Der Senat verweist die Klägerin für die Auseinandersetzung mit der Rechtsauffassung der Arbeitgeberin auf ihre prozessualen Möglichkeiten, etwa im Kündigungsschutzprozess. Für Arbeitgeber folgt daraus, dass die datenschutzrechtliche Auskunft und die arbeitsgerichtliche Darlegungslast getrennt zu steuern sind. Wer eine Kündigung auf Untersuchungsergebnisse stützt, wird die tragenden Tatsachen im Prozess ohnehin vortragen und beweisen müssen. Der begrenzte Kopieanspruch ändert daran nichts.
Ausblick
Die Entscheidung verfestigt die Trennung zwischen Datenkopie und Dokumentkopie im Beschäftigungskontext und gibt der Compliance-Praxis einen belastbaren Maßstab für die Behandlung interner Untersuchungsberichte. Zugleich bleibt die Reichweite der Kontextausnahme der Klärung im Einzelfall überlassen. Weitere gerichtliche Präzisierungen zur Abgrenzung von rechtlicher Analyse und personenbezogenem Datum sind daher möglich.
Unternehmen sollten die Berichtsarchitektur und die Auskunftsprozesse jetzt anpassen und die Prüfung von Kontext, Auszug und Schwärzung dokumentiert vornehmen. Eine pauschale Verweigerung der Auskunft bleibt rechtswidrig, eine pauschale Herausgabe des vollständigen Berichts ist nach dieser Entscheidung nicht geschuldet.
Rechtsgrundlagen und Quellen Primärquellen und amtliche Hinweise anzeigen
- Urteil · Bundesarbeitsgericht · 16.04.2026 · 8 AZR 169/25 · Originalquelle
- Verordnung · Europäische Union · 27.04.2016 · Art. 15 DSGVO · Originalquelle
- Gesetz · Bundesministerium der Justiz · aktueller Stand · § 83 BetrVG · Originalquelle
- Gesetz · Bundesministerium der Justiz · aktueller Stand · § 26 SprAuG · Originalquelle
- Urteil · Bundesarbeitsgericht · 17.10.2024 · 8 AZR 42/24 · Originalquelle
- Urteil · Gerichtshof der Europäischen Union · 04.05.2023 · C-487/21 · Originalquelle
- Urteil · Gerichtshof der Europäischen Union · 26.10.2023 · C-307/22 · Originalquelle