KI im Arbeitsverhältnis: Wann Abmahnung oder Kündigung drohen

ChatGPT, Microsoft Copilot und andere KI-Systeme sind in vielen Unternehmen längst Teil des Arbeitsalltags. Beschäftigte formulieren Texte, fassen Dokumente zusammen oder bereiten Entscheidungen vor. Das spart Zeit. Zugleich entstehen neue Risiken, wenn Ergebnisse ungeprüft übernommen oder vertrauliche Informationen in nicht freigegebene Systeme eingegeben werden.

Arbeitsrechtlich kommt es nicht auf das Schlagwort KI an. Entscheidend ist, ob eine konkrete Pflicht verletzt wurde, ob die Vorgaben klar waren und wie schwer der Verstoß wiegt.

KI-Nutzung ist nicht automatisch ein Pflichtverstoß

Generative KI ist im Arbeitsverhältnis weder generell erlaubt noch generell verboten. Arbeitgeber dürfen grundsätzlich festlegen, welche Systeme für welche Aufgaben eingesetzt werden. Dabei können sie etwa freigegebene Zugänge, zulässige Datenarten und Prüfpflichten vorgeben.

Fehlt eine ausdrückliche KI-Richtlinie, gelten die allgemeinen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis weiter. Beschäftigte müssen sorgfältig arbeiten, Weisungen beachten und vertrauliche Informationen schützen. Ein arbeitsrechtlicher Vorwurf braucht deshalb immer einen konkreten Anknüpfungspunkt.

Welche Pflichten auch ohne KI-Richtlinie gelten

Arbeitsergebnisse müssen verlässlich sein

Wer KI-Ausgaben für die eigene Arbeit nutzt, bleibt für das Ergebnis verantwortlich. Sprachmodelle können überzeugend klingende, aber falsche Inhalte erzeugen. Das gilt besonders bei rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Aussagen.

Ein einzelner, sofort korrigierter Fehler führt nicht automatisch zu einer Abmahnung oder Kündigung. Anders kann es aussehen, wenn eine erforderliche Kontrolle bewusst unterbleibt, falsche Ergebnisse ungeprüft weitergegeben werden oder dadurch ein erheblicher Schaden entsteht.

Personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse brauchen Schutz

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Prompts Kundeninformationen, Personaldaten, Vertragsinhalte, Quellcode oder interne Strategien enthalten. Ob eine Eingabe zulässig ist, hängt unter anderem vom eingesetzten System, den vertraglichen Einstellungen, dem Verwendungszweck und den betrieblichen Vorgaben ab.

Wer sensible Informationen ohne Freigabe in ein öffentlich zugängliches KI-System eingibt, kann Datenschutz-, Geheimnis- und arbeitsrechtliche Pflichten verletzen. Arbeitgeber sollten deshalb klar benennen, welche Daten ausgeschlossen sind und welche Systeme dienstlich verwendet werden dürfen.

Klare KI-Regeln schaffen Sicherheit

Eine verständliche KI-Richtlinie reduziert Unsicherheit auf beiden Seiten. Sie sollte nicht nur Verbote enthalten, sondern praktisch erklären, wie KI im Unternehmen sinnvoll genutzt werden kann.

• Welche KI-Systeme sind freigegeben?
• Für welche Aufgaben dürfen sie eingesetzt werden?
• Welche Daten dürfen niemals eingegeben werden?
• Wann ist eine menschliche Kontrolle erforderlich?
• Wie werden KI-generierte Inhalte gekennzeichnet oder dokumentiert?
• An wen können sich Beschäftigte bei Zweifeln wenden?

Die Regeln müssen zum tatsächlichen Einsatz passen. Eine pauschale Vorgabe, die niemand versteht oder im Alltag befolgen kann, schafft kaum Sicherheit.

KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung

Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen in seiner seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung dazu, Maßnahmen zu ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen. Dabei sind unter anderem technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung, Schulung und der konkrete Einsatzkontext zu berücksichtigen.

Für Arbeitgeber spricht deshalb viel dafür, den Einsatz freigegebener Systeme mit passenden Informationen und Schulungen zu begleiten. Je klarer Risiken und Kontrollschritte vermittelt sind, desto besser lassen sich Fehler vermeiden und Verantwortlichkeiten nachvollziehen.

Wann eine Abmahnung in Betracht kommt

Bei steuerbarem Fehlverhalten ist eine Abmahnung häufig der erste arbeitsrechtliche Schritt. Sie benennt die Pflichtverletzung, fordert zu vertragsgemäßem Verhalten auf und warnt vor Konsequenzen bei einer Wiederholung.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist vor einer verhaltensbedingten Kündigung regelmäßig zu prüfen, ob eine Abmahnung als milderes Mittel ausreicht. Entbehrlich kann sie sein, wenn schon im Voraus erkennbar ist, dass keine Verhaltensänderung zu erwarten ist, oder wenn der Verstoß so schwer wiegt, dass seine Hinnahme offensichtlich ausgeschlossen ist.

Bei KI-Nutzung kann eine Abmahnung etwa in Betracht kommen, wenn eine klare Anweisung missachtet, ein nicht freigegebenes System genutzt oder eine ausdrücklich verlangte Kontrolle unterlassen wurde. Entscheidend bleiben der Einzelfall und die nachweisbaren Umstände.

Wann eine Kündigung möglich sein kann

Ordentliche verhaltensbedingte Kündigung

Eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung setzt grundsätzlich eine erhebliche, schuldhafte Pflichtverletzung und eine negative Prognose voraus. Außerdem muss die Kündigung verhältnismäßig sein. Der Arbeitgeber muss darlegen, weshalb mildere Mittel nicht ausreichen.

Eine vorherige einschlägige Abmahnung kann diese Prognose stützen, wenn sich ein vergleichbarer Verstoß wiederholt. Die bloße Nutzung eines KI-Tools genügt nicht.

Außerordentliche Kündigung

Eine fristlose Kündigung kommt nur bei besonders schwerwiegenden Fällen in Betracht. Denkbar sind etwa bewusste Geheimnisverstöße, gezielte Täuschung oder erhebliche Manipulationen. Auch dann sind Aufklärung, Interessenabwägung und die Prüfung milderer Mittel erforderlich.

Mitbestimmung des Betriebsrats beachten

Plant ein Arbeitgeber Arbeitsverfahren oder Arbeitsabläufe einschließlich des Einsatzes künstlicher Intelligenz, ist der Betriebsrat nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG rechtzeitig zu unterrichten und zu beraten. Je nach Ausgestaltung können weitere Mitbestimmungsrechte hinzukommen.

Das gilt besonders, wenn verbindliche Verhaltensregeln geschaffen werden oder ein System geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Ob § 87 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 6 BetrVG greift, hängt von der konkreten Funktion und Nutzung ab.

Praxischeck für Arbeitgeber

• Freigegebene KI-Systeme und zulässige Anwendungsfälle festlegen
• Personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse klar abgrenzen
• Prüf- und Dokumentationspflichten nach Risiko staffeln
• Beschäftigte verständlich informieren und passend schulen
• Betriebsrat, Datenschutz und IT-Sicherheit frühzeitig einbinden
• Vor arbeitsrechtlichen Maßnahmen den Sachverhalt vollständig aufklären

Praxischeck für Beschäftigte

• Nur freigegebene Systeme und Konten verwenden
• Keine sensiblen Daten ohne klare Erlaubnis eingeben
• KI-Ausgaben fachlich und inhaltlich kontrollieren
• Unsicherheiten vor der Nutzung ansprechen
• Fehler offen korrigieren und nicht verschleiern

Fazit

KI-Nutzung im Job ist vor allem eine Frage klarer Regeln und sorgfältiger Arbeit. Arbeitgeber schaffen mit passenden Vorgaben, sicheren Systemen und Schulungen eine belastbare Grundlage. Beschäftigte behalten die Verantwortung für ihre Arbeitsergebnisse und den Schutz vertraulicher Informationen.

Ob ein Fehler eine Abmahnung oder Kündigung rechtfertigt, lässt sich nicht mit einem pauschalen KI-Verbot beantworten. Maßgeblich sind die konkrete Pflicht, die Schwere des Verstoßes, das Verschulden, eine mögliche Wiederholungsgefahr und mildere Reaktionen.